klantcontacten organiseren: meer tijd voor strategische groei

De spagaat van ondernemers: werken IN je bedrijf versus werken AAN je bedrijf

Stel je eens voor, je zit op een zonnige maandagmorgen achter je bureau en je hebt zin in deze week. Je hebt met jezelf afgesproken dat je het lekker effectief en efficiënt gaat aanpakken deze week. Je hebt net een nieuwe tool geïnstalleerd waarvan je hoopt dat het je werkprocessen gaat stroomlijnen. Dan houd je een keer tijd over.

“Dit wordt de week waarin ik eindelijk alles onder controle krijg.”

Maar dan begint je telefoon te trillen. Het ene bericht na het andere komt binnen, via whatsapp, Telegram, Teams.. Klanten hebben vragen, je team wil updates en je mailbox stroomt over. De chaos neemt het weer over en je ziet je zorgvuldig geplande dag in rook opgaan. Zie je iets van herkenning in dit verhaal?

Dit is het moment waarop je vastloopt. Je bent hier niet alleen in. Ondernemers zijn dolblij met de mogelijkheden om efficiënter te werken. Maar ja de klant gaat altijd voor. Klant is Koning toch?

Toch hoeft het een het ander niet te bijten. Je kunt efficiënt werken én duidelijkheid bieden aan je klanten zonder jezelf over de kop te werken.

Hoe? Lees verder en ontdek hoe je deze spagaat kunt oplossen.

Hoe organiseer je klantcontacten zonder jezelf te overwerken?

Als ik samenwerk met ondernemers, zie ik ze vaak enthousiast worden over efficiënter werken, door slimmer gebruik te maken van diverse tools en het automatiseren van meerdere zaken. Maar zodra we het hebben over effectiever omgaan met tijd en het organiseren van klantcontacten, merk ik al de eerste weerstand:

“Ik moet toch bereikbaar zijn.”
“Dat doet toch iets met de klantbeleving.”
“Ik zeg juist dat ze vragen mogen stellen.”
“Dat is toch heel klantonvriendelijk om…”

Veel ondernemers ervaren dit als een spagaat, aan de ene kant de behoefte om meer tijd over te houden, aan de andere kant het bereikbaar zijn voor contact met je klanten.

Ik daag je uit om klantcontacten te organiseren

Waarom is het belangrijk om echt na te denken over de manier waarop je contact met je klanten onderhoud? En waarom is altijd beschikbaar zijn helemaal niet zo slim?

• Als je grenzeloos bent, ben je ook onduidelijk waar iemand aan toe is.
• Als je altijd contact mag zoeken, wanneer mag jij dan een reactie verwachten?
• Als je op allerlei manieren contact mag opnemen, hoe behoud jij dan het overzicht?
• Als je meerdere programma’s aanbiedt, is er dan een duidelijk verschil in de wijze waarop contact gezocht mag worden? Waarom zou ik een duurder pakket bij je afnemen als ik deze contactmomenten toch wel krijg in een goedkoper pakket?

Je klantcontacten organiseren is juist klantvriendelijk

Nadenken over je kaders kun je juist zien als klantvriendelijkheid:

1. Duidelijkheid scheppen – Klanten weten precies waar ze aan toe zijn.
2. Overzicht bieden – Je toont duidelijk hoe de lijnen lopen.
3. Proactieve informatie – Klanten weten precies hoe ze je kunnen benaderen en hoe niet.
4. Waarde bieden – Elk pakket of dienst krijgt een passende manier van contact

Optimaliseer je klantcontacten en creëer meer ruimte voor strategische groei!

Herken je deze spagaat?

Herken je deze spagaat en wil je duidelijkheid bieden aan je klanten? Breng eens in beeld hoe je klantcontacten nu verlopen en hoe je dit eigenlijk zou willen realiseren.

Is dit één van de radars die vastloopt in jouw business en wil je naar een business als een goed geoliede machine? Ga dan voor het bedrijfsgroei traject.